ピボット テーブル。 【エクセル時短】ピボットテーブルの基本を理解。大量のデータをさまざまな切り口で分析できる

【Excel】初心者でも活用できるピボットテーブル!使い方と具体的な活用事例を紹介

ピボット テーブル

「 ピボットテーブル」を使って、「勤怠表」を作成する 改訂版 事務員の業務で、 「勤怠表(タイムカード)」の整理は大変な業務です。 事務の給与担当者は毎月、タイムカードを整理し 「勤怠表」を作成し、それをもとにして職員各人の毎月の「給与額」を確定し、銀行の 振込依頼書を作成します。 その 給与の振込依頼書を金融機関へデータを提出する 期限は絶対で、何より「振込額を間違える」ことは、職員の「会社」に対する信頼を下げる要因になってしまいます。 給与担当者は他の業務もこなしながら、期限が限られ間違えることを許されない「勤怠表」の作成に毎月追われることになります。 タイムカードと連動する「勤怠管理ソフト」を導入すればタイムカードを整理が自動化されますが、システムの価格がかなり高額なこともあり導入はなかなか難しいと思います。 そんな状況で「給与担当」の事務員の方は、各自色々と工夫して作業をこなしていると思います。 の関数等は使わず 「 手作業でタイムカードを整理(集計) 」• の関数 「COUNTIF」や 「VLOOKUP」等の 関数を使って勤怠表を作成 「統計」や 「検索」の関数を使って表を作成しておけば、次からは作業はある程度自動化されて楽になるのですが、「職員の移動」や「入退社」、その他の「状況」の変化があるたびに「表(数式)」の 手直しが必要になります。 困ったことに、必要に応じて度々 「表(数式)の手直し 」を繰り返しているうちに、作成者本人でも 表(数式)の 構造等がわからなくなる可能性があります。 担当者が変わった場合の引き継ぎも難しいのではないかと思います。 毎月々 期限に追われて行わなければならない タイムカードの整理(集計)ですが、 数式を使わずコマンドだけで集計ができるピボットテーブルを使えば、比較的簡単にできるようになります。 勤怠情報を 「個人別」ではなく、 「1つの表」で管理する そして、「勤怠表」を作成する目的は 給与計算だけではありません。 いろいろな目的で、「勤怠表」をもとにして職員の 勤務状況を報告する必要が生じます。 「有給」の取得状況• 「遅刻」・ 「早退」の状況• 「時間外業務」の発生状況 通常、 「勤怠情報」は個人別に作成しますが、その場合 「勤怠情報」の統計資料を作成する場合は、 再度個人別に集計することになってしまいます。 下のように全ての 勤怠情報を「1つの表」にしておくことで、統計資料を簡単に作成できるようになります。 勤怠情報を 「1つの表」にまとめる 「ピボットグラフ」で簡単に 視覚化した情報を作成できる 勤怠情報を 「1つの表」で管理することで、下のような 勤怠情報の一覧表を作成することができます。 通常「勤怠表」は 給与計算を目的に集計しているので、 職員別、 部署別、 事業所別などの集計をする場合は 別の表を作成せざるを得ません。 その他にも、 「 去年との比較」や 「 月別の発生状況」などの 資料の作成をすることもたびたび発生することと思います。 このような時にも、 ピボットテーブルを使えば即座に対応することができます。 ピボットテーブルを使って、タイムカードを整理する ピボットテーブルには 「タイムライン」や 「スライサー」等の便利な機能が用意されています。 「タイムライン」で集計期間を 「2018年8月」に指定 「タイムライン」を使えば、 「期間」を指定して集計ができます。 「スライサー」で、集計対象を 「佐々木一郎」に指定 「スライサー」を使えば、 指定した「職員」のみを集計したり、 特定の「勤怠状況」だけの集計をすることができます。 「スライサー」で集計対象を 「時間外」に指定 複数の「スライサー」と「タイムライン」を組み合わせる 「タイムライン」使った集計にはいろいろなメリットがあります 「タイムライン」を使えば、 表を月別に分けておく必要がありません。 タイムラインで 必要な「期間」を指定するだけで、 その期間の集計を簡単にすることができます。 集計表を 「更新」することによって、元のデータの変更が反映される• 「表」には関数を入力する必要はなく、ピボットテーブルは 「別シート」に作成され、元のデータの修正(更新)は連動して反映されます。 ピボットテーブルを使えば、勤怠状況を「 分析」することもできます 勤怠表(タイムカード)の管理にピボットテーブルを使えば毎月の集計が楽になるだけでなく、職員の 「勤務状況を分析」することもできます。 勤怠状況を グラフ化することも簡単です ピボットテーブルと連動して作成される、各種のグラフを使って職員の勤務状況を 視覚化して 「分析」することができます。 職員別の勤怠情報の 「積み上げ棒グラフ」 勤怠種別の 「円グラフ」 ピボットテーブルを使って「 勤怠表」を管理すると色々なメリットがあります。 具体的な作成方法はに続く。 k-ohmori9616.

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ピボットテーブルでデータをグループ化またはグループ化解除する

ピボット テーブル

【エクセル時短】は「少しでも早く仕事を終わらせたい!」というビジネスパーソンのみなさんに、Excelの作業効率をアップするワザをお届けする連載です。 隔週ペースで更新。 1つの元データからさまざまな表を作成 Excelの主要機能の1つである「 ピボットテーブル」。 自分で使ったことはなくても、名前だけは聞いたことのある人も多いのではないでしょうか。 ピボットテーブルとは、1か所に集めた大量のデータをさまざまな視点で分析するための機能です。 元のデータを変更せずに集計方法を切り替えられるため、コピー&ペーストを繰り返す必要もありません。 数式や関数などを使わずに処理できるメリットもあります。 【 エクセル時短】第126回では、初めて使う人のための ピボットテーブルの基本を紹介します。 以下はピボットテーブルを挿入した直後の画面です。 画面右側に、見慣れない[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウが表示されています。 ピボットテーブルを作成する操作自体は、難しくありません。 しかし、上記の画面を見ると気付くように「 見慣れないウィンドウをどう操作すればいいのか分からない」と感じてしまうことが問題になりがちです。 また、ピボットテーブルには唯一の正解がありません。 「データをどのように分析するのか」によってピボットテーブルの形を変える必要があるためで、表を自由に編集(変形)できる点がピボットテーブルの特徴でもあります。 例えば、以下のようなチケットの販売データがあるとします。 このデータには「販売日」「席」「販売店」「単価」「販売数」「売上金額」のデータが集まっています。 1つの表にまとめられた元となるデータです。 このデータをピボットテーブルにより、 販売日と販売店ごとに売上金額を集計すると以下のようになります。 元のデータから、販売日と販売店ごとに売上金額を集計した例です。 縦方向に販売日、横方向に販売店を並べて売上金額を集計しています。 一方、 販売店と販売日ごとに販売数で集計すると以下のようになります。 元のデータは同じでも、できあがる表の形が異なっています。 販売店と販売日ごとに販売数で集計した例です。 今度は縦後方に販売店、横方向に販売日を並べて販売数を集計しています。 このように、1つのデータをさまざまな切り口で集計・分析できるのがピボットテーブルの利点なのですが...... 自由度が高いぶん、慣れないうちは戸惑っていがち、というわけです。 本記事では、作成と編集の基本操作をマスターしていきましょう。 ピボットテーブルを作成する では、実際にピボットテーブルを作成します。 データの入力された表を選択しておき、[挿入]タブから[ピボットテーブル]ボタンをクリックします。 1[ピボットテーブルの作成]ダイアログボックスを表示する 元となるデータを選択しておきます。 [挿入]-[ピボットテーブル]の順にクリックします。 2ピボットテーブルを作成する [ピボットテーブルの作成]ダイアログボックスが表示されました。 [新規ワークシート]を選択して[OK]ボタンをクリックします。 3ピボットテーブルを作成できた 新しいワークシートにピボットテーブルを作成できました。 画面右側に[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウが表示されています。 元となるデータの列名(フィールド名)がリストで表示されていることが分かります。 [フィルター][列][行][値]の入力欄は空のままです。 まずは縦方向に[販売日]と[席]、横方向に[販売店]を並べて、[売上金額]で集計してみます。 縦方向に並べたい項目(フィールド)は[行]、横方向に並べたい項目(フィールド)は[列]に追加するのがポイントです。 [値]には集計対象の項目(フィールド)を追加します。 4[行]にフィールドを追加する リストの[販売日]にマウスポインターを合わせて[行]までドラッグします。 ワークシート上に[販売日]の一覧が入力されます。 5[行][列][値]にフィールドを追加する 同様の操作で、リストの[席]を[行]へ、[販売店]を[列]へ、[売上金額]を[値]へドラッグして追加します。 ワークシート上にピボットテーブルが作成されました。 ピボットテーブルを編集する 今度は[行]に追加した[席]のフィールドを[列]に移動してみます。 フィールドを移動すると、同時にピボットテーブルの表示も切り替わります。 また、不要なフィールドの削除方法も紹介します。 6[席]のフィールドを[列]に移動する [行]にある[席]のフィールドを[列]へドラッグします。 ピボットテーブルの表示が切り替わります。 7[席]のフィールドを削除する ここでは[列]へドラッグした[席]のフィールドを削除してみます。 [席]のフィールドをクリックして[フィールドの削除]をクリックします。 8[席]のフィールドを削除できた [席]のフィールドが削除され、ピボットテーブルの表示が切り替わりました。 元となる1つのデータから、さまざまな表を作成できましたね。 最初は戸惑いがちなピボットテーブルですが、使っているうちに便利さが理解できると思います。 簡単なデータを使って試行錯誤してみると、ピボットテーブルに慣れてくるはずです。

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【エクセル初心者向け】関数よりも簡単に集計できる!ピボットテーブルのメリット・活用ケース・活用手順まとめ

ピボット テーブル

これまでのExcel活用術では、様々な関数をもとに「集計」を行ってきました。 元々このExcelは集計やデータ分析に特化しているソフトですが、そのなかでも 「ピボットデーブル」は、手間がかからず、瞬時に様々な集計ができる機能です。 今回はExcelを使ううえでマスターしておけば困らないピボットテーブルについて、今さら聞けない基礎知識から実践までを解説します! 1. ピボットテーブルの基礎知識 2. ピボットテーブルの使い方・実践 3.. ピボットテーブルで起こりうる失敗と解決方法 1. ピボットテーブルの基礎知識 まずはピボットテーブルの基礎知識について、改めて確認しておきましょう。 このピボットテーブルとは、リストとしてまとめられたデータを様々な視点から統計をとったり、分析する際に使う機能です。 グラフとして視覚化することもできる便利な機能ながら、「難しそう……」なんてイメージから一般的に使っていない、知らないという方もいるといわれています。 今回は、社内満足度調査を集計した以下のデータをもとにしていきます。 このデータからピボットテーブルを作成すると、性別や年代別、項目ごとに合計数を出すことができるのです。 対象がどれだけ膨大なデータであったとしても、欲しい情報だけを選んで抽出することが可能になります。 条件に合ったデータを選び、抽出・合計したい時、SUMIF関数を使えばいいのではないかと考える方もいるのではないでしょうか。 しかし、 SUMIF関数は対象となる表をその度に作り直す必要があるほか、不便な点があります。 データが増えた時のこと、自分以外にもデータを扱う担当者がいることを考えると、操作が簡単でスムーズなピボットテーブルのほうが適しているといえます。 ピボットテーブルの使い方・実践 ではいよいよ、ピボットテーブルの作成に移りましょう。 対象となるデータを範囲指定し、〔挿入〕タブから「ピボットテーブル」を選びます。 すると、分析するデータとピボットテーブルの作成先を選択する画面になります。 ピボットテーブルのために分析する範囲が合っているかの確認とともに、既存のワークシートに作成する場合は作成したい部分のセルをクリックしましょう。 以上の操作により、ピボットテーブルの枠が作成された状態になります。 右上に表示された「ピボットテーブルビルダー」に項目をドラッグ・アンド・ドロップしていけば、集計表が完成します。 ピボットテーブルは値の集計方法を変更することも簡単にできます。 各フィールドの見出しをダブルクリックすると開く「ピボットテーブルフィールド」の「集計の方法」から、「平均」を選ぶだけ。 同時にフィールド名も変更できるのです。 集計の方法は平均以外にも、最大値や最小値や積と様々です。 表をもとに関数で対応しようとすると、合計はSUMIF、平均はAVERAGEIF関数と、関数をその度に使い分けなければいけません。 先述した通り、 SUMIF関数では不便である可能性が発生します。 併せて、セルの表示形式の変更についても平均で集計した際は覚えておきたいポイントです。 平均で集計をすると、どうしても小数点以下に数字が並んでしまうことでしょう。 中央部の「小数点以下の桁数」の桁数を0から1に変更することで、すっきりと見やすい表示にできました。 ピボットテーブルで起こりうる失敗と解決方法 便利なピボットテーブルですが、何かしらの不備があると作成できません。 せっかくピボットテーブルを作ろうとしたのに、警告が出てしまった……そんな時に考えられる原因は、 見出しの項目の空白です。 入力の際に項目名を消してしまっていたほか、セル結合により空白が生じていたのかもしれません。 そしてピボットテーブルに修正箇所があると気づいた時、直接ピボットテーブルで編集をしようとすると、以下のエラーメッセージが出てしまいます。 実はピボットテーブルそのものに直接データを入力することはできないのです。 修正したい時は、必ず元データのほうを修正する、と覚えておきましょう。 またここで覚えておかなければいけないのは、元データを修正した後には〔ピボットテーブル分析〕のタブから「更新」を押すことです。 更新を選択して初めて、ピボットテーブルに修正が反映されます。 それでも修正が反映されない……といった場合は、元データの最終行、列に追加したデータであることが考えられます。 追加分のデータは最初に作ったピボットテーブルの範囲から外れてしまうので、反映されないのです。 この問題は、元データをテーブルに変換しておくことで防ぐことができます。 〔挿入〕タブの「表」を選び、範囲を確認してOKを押しましょう。 元データがテーブルに変換され、データを追加しても「更新」ボタンを押せばピボットテーブルに反映されるようになります。 ピボットテーブルで、業務の効率化を目指す。 膨大なデータを取り扱う、蓄積していったデータをもとに様々な方法で分析する際、関数を使うことが難しい場合もあります。 そんな時に役立つ機能、ピボットテーブルを使用すれば業務の効率化につながることでしょう。

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