グーグル ドライブ 共有。 Googleドライブ:共有フォルダのファイルを削除した場合

本当に分かってる?!Googleドライブの共有方法

グーグル ドライブ 共有

ファイルのプレビュー画面も共有が可能 ファイルの共有は、プレビュー画面からもおこなうことができます。 共有ユーザーを追加してファイルを共有 「他のユーザーと共有」画面が表示されるので、[ユーザーを追加]の入力ボックスにメールアドレス(組織内の共有では名前でも可能)やグループメールを入力し、共有権限を選択し、[送信]ボタンをクリックするとファイルが共有されます。 複数のユーザーと共有する場合は、コンマ(,)でメールアドレスを区切って入力します。 編集者 : ファイルの閲覧、コメント、共有相手の追加・権限の変更をすることが出来ます。 (ファイルが Google ドキュメント形式の場合は編集ができます。 コメント可(共有ファイルが Google ドキュメントの場合のみ) : ファイルの閲覧、コメントが出来ます。 閲覧者 : ファイルの閲覧のみ出来ます。 Google ドライブ上で閲覧のできないファイル形式の場合は、ダウンロードができます。 ファイルリストで共有を確認 共有されているファイルは、ファイルリストではファイル名の右側に「共有アイコン」が表示されます。 共有されているフォルダは、ファイルリストではフォルダ内に「共有アイコン」が表示されます。 共有ユーザーの追加や解除、共有権限の変更 共有ユーザーの追加や解除、共有権限の変更は、共有設定の画面からいつでも可能です。 共有しているファイル(もしくはフォルダ)を選択して[共有アイコン]をクリックし、「他のユーザーと共有」画面右下の[詳細設定]をクリックします。 共有設定画面が表示されます。 「アクセスできるユーザー」項目の最上部がこのファイルの「共有範囲」となります。 特定のユーザー間のみでアイテムを共有する場合は、[特定のユーザーがアクセスできます]から変更しません。 「アクセスできるユーザー」欄の 2段目から下には現在このファイルにアクセスできるユーザーが表示されています。 ここから共有ユーザーの権限の変更や共有解除がおこなえます。

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意外と知られてない?Googleドライブ上のファイル共有のコツ

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Google ドライブ内で作成したドキュメントやスプレッドシート、またスライドなどが簡単に共有が可能なことはご存知のことだと思います。 しかしファイルの共有や編集について勘違いされている方が多くいるようです。 「Google ドライブで作成したドキュメントは Google アカウントを持っている人じゃないと編集ができない」 「Google アカウントにログインしてもらわなきゃダメだからビジネスで使いにくい」 上記のように考えていらっしゃる方が多いのですが、必ずしも Google アカウントを所有し、またログインしなければ編集などができないわけではありません。 共有の設定方法によって、アカウントがなくても編集などを可能にできます。 これは無料で使用されている Google アカウントであっても、また有料の G Suite でもです。 スポンサーリンク Google アカウント不要で編集できるようにする手順 操作手順は Google ドキュメントであってもスプレッドシートであっても、また別のファイルでも同様ですが、今回はドキュメントを使用した画面で手順をご紹介していきます。 まず共有したいファイルを開き、右上にある [共有]ボタンをクリックしてください。 [詳細設定]をクリックします。 アクセスできるユーザーの部分で [変更]をクリックしてください。 リンクの共有画面が表示されたら [リンクを知っている全員]にします。 編集も可能にしたい場合は [編集者]を選択しましょう。 あとは共有リンクを共有相手に教えてあげれば完了です。 ただ上記の設定では Google アカウントがなくてもファイルにアクセスができ、かつ編集も可能な状態です。 つまり誰でもアクセス・編集ができてしまう設定なので、共有するファイル内容には十分気をつけなければなりませんし、企業向きではありません。 もし Google アカウントへのログイン不要で特定の人にだけファイル内容を確認してもらいたい場合は、[編集者]ではなく [閲覧者]もしくは[コメント可]にすることをお勧めします。 この場合編集はできませんが、閲覧やコメントの挿入は可能となります。 また特定のユーザーに対してだけ招待し、Google アカウントにログインしなくても編集ができるようにする仕組みが G Suite ではあります。 招待されたユーザーに対してメールで PIN コード(パスワード)が送信され、この PIN コードを入力することでアクセス及び編集が可能となります。 この仕組は2018年12月にベータ版として提供すると発表がありましたので、現時点では全てのユーザーが使用できるわけではありません。 ただ今後徐々に使用できるのではないかと期待しています。

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特定のユーザーとアイテムを共有

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Googleドライブとは Googleドライブとは、クラウド上にデータを保管できるサービスです。 Googleアカウントでログインすれば、誰でも使用できます。 iPhoneやAndroidスマホ、パソコン、タブレットなど、異なったデバイス間でもファイルの共有・同期が可能です。 無料で使えるストレージ容量は15GBまでで、それ以降は追加購入する必要があります。 Googleドライブに保存したファイルは、あとからいつでもダウンロードできるので、大切なデータのバックアップにも最適です。 保存・共有できるファイルの種類 Googleドライブを使えば、写真や画像データはもちろん、 文書、動画、mp3などの音声データも保存・共有できます。 取り扱いできるデータの種類は以下の通りです。 JPEG• PNG• GIF• TIFF• BMP• WebM• MPEG4• 3GPP• MOV• AVI• MPEGPS• WMV• FLV• CSS• HTML• PHP• CPP• HPP• java• MP3• MPEG• WAV• ogg• DXF• PSD• PDF• EPS• SVG• TIFF• XLS• XLSX• PPT• PPTX• DOC• DOCX• XPS• key• ZIP• RAR• tar• gzip Googleドライブアプリから直接、新規ドキュメントを作成することも可能です。 アップロードしたファイルは、フォルダを作成して管理できます。 Googleドライブの基本的な使い方 ここではGoogleドライブの基本的な使い方を紹介します。 具体的な内容は以下の通りです。 順に解説していくので、気になる項目を確認してください。 フォルダを作成・アップロードする Googleドライブでは、フォルダの作成やアップロードができます。 アップロード、フォルダ作成それぞれの手順を紹介するので参考にしてください。 共有するデータのファイル名横にある「…」をタップ• 「共有」を選択• 「ユーザー」の項目に共有したい相手のGmailアドレスを入力• 記入が終わったら「飛行機」マークをタップ アドレス入力欄の横にある「鉛筆」マークをタップすると、共有するユーザーの権限が設定できます。 編集者• 閲覧者(コメント可)• 閲覧者 設定できるのは上記3つで、共同編集したい場合は「編集者」を選びます。 閲覧者はファイルを見るだけ、またはコメントのみ可能です。 ただしGmailアドレス以外のアドレスは閲覧のみとなるので注意してください。 URLを発行してリンクで共有する 大勢と共有・共同編集したい場合は、共有リンクの作成がおすすめです。 リンクの共有をオンにしたうえで「…」をタップする• 「共有」をタップしアクセスできるユーザーから「リンク」マークをタップ• 権限を設定する URLを発行した共有方法は、リンクさえ知っていれば誰でもアクセスできるため、大勢との共有が楽というメリットがあります。 反対にリンクが流出してしまうと第三者でもアクセスできるため、権限の設定やURLの管理には注意が必要です。 特定のグループにフォルダを共有する Googleグループとはメールアドレスを管理したり、グループ内のアドレスに同じメールを一斉送信できる機能です。 管理者はGoogleアカウントが必須ですが、参加者はGoogleアカウントを持っていなくても招待できます。 を開く• 「グループ作成」をクリック• 表示されるグループ作成画面の設定をする• 作成したグループにメンバーを招待する• ファイルやフォルダを共有する 「グループのメールアドレス」の項目で設定したアルファベットの末尾に、「 googlegroups. com」を加えたものがメーリングリストのメールアドレスになります。 グループからメンバーを削除すると、閲覧の権限がなくなります。 複数ユーザーで同時にファイルを共同編集する 共有相手の権限を「編集者」にしておけば、複数の人と共同編集が可能です。 編集はリアルタイムで保存されるので、チーム内で一緒に編集内容を確認しながら作業したいときに便利です。 筆者は仕事でミーティングをするときに、この機能を使ってGoogleドキュメントで議事録の作成をしています。 リアルタイムで複数のメンバーと情報共有できるので便利です。 ファイルの管理・削除 Googleドライブのデータ管理は、並べ替え、スター、削除機能などがあります。 ファイルの検索精度が高いため、かなり正確に探したいデータが見つかるのが特徴です。 右下の「フォルダ」をタップする• 並べ替えたい条件を選択する• スターをつけたいフォルダやファイルを開く• 「…」をタップする• 「スターを追加」をタップする• 削除するファイルをクリック• 上部の「ゴミ箱」アイコンをクリック• 気になる項目を確認してください。 「バックアップと同期」でスマホとパソコンを自動同期 Googleドライブでは、スマホとパソコンを自動同期できる「バックアップと同期」機能が使えます。 それぞれのデータをクラウドにアップロードして保管にできるため、どの端末からもアクセスが可能です。 Googleドライブアプリを開く• ファイルの横にある「…」をタップ• 「オフラインで使用可能」をタップし「オフラインで使用可」にする オフライン編集は、通信環境のない飛行機や地下鉄などで、ファイルを編集したいときに便利です。 オフライン編集して保存したファイルは、再度ネットワーク接続したときに同期すれば他デバイスでも同じ編集結果が見れます。 領収書をカメラでスキャンしてPDF保存する Googleドライブには、スキャンしたデータを検索可能なPDFファイルとして保存できます。 領収書などをスキャンして保存しておけば、領収書の整理が楽になり毎月の経費処理が楽になります。 iPhone端末やパソコンでは使えません。 Googleドライブでファイルがダウンロードできないときの対処法 Googleドライブで「アクセスが拒否されました」などのエラーが出てファイルがダウンロードできないときは、以下の対処法を試してください。 パソコンの場合は、上記に加えてキャッシュの削除も試してください。 いつもダウンロードできているアカウントでアクセス拒否が出る場合、シークレットモードだったら正常にダウンロードできるケースもあります。 そのようなときは、ブラウザの閲覧履歴の削除やいつも利用しているブラウザ以外を利用するなどでファイルがダウンロードできるようになる可能性が高いです。 正しいアカウントでログインしているか確認 ファイルがダウンロードできないときにまず確認したいのは、正しいアカウントでログインしているかです。 ダウンロードはメインアカウントでしか実行できません。 複数アカウントを持っている人は特に注意しましょう。 対処法としては、すべてのアカウントからログアウトしたあとにメインアカウントに切り替え(変更)してください。 ファイル・フォルダのアクセス権限を確認 次にファイル・フォルダのアクセス権限を確認してください。 共有ファイルの場合は、自分にダウンロードの権限がない場合があります。 またGoogleドライブでは共有ファイルに有効期限を設定できます。 その場合は有効期限が切れている可能性もあるので、確認してください。 ファイルのサイズが大きい場合は圧縮する 上記2つ以外の原因としては、ファイルのサイズが大きすぎてダウンロードに時間がかかっている可能性が考えられます。 Googleドライブ内での圧縮は不可能なため、時間をかけて待つほかありません。 可能であれば、軽くしたデータを直接送ってもらうか再度アップロードしてもらったほうが早いです。 Googleドライブアプリを開く• 画面左上の「三本線マーク」をタップ• 「保存容量」を選択 15GBのストレージ容量はGoogleドライブ、Gmail、Googleフォトと併用です。 容量がいっぱいになったときは、ストレージ容量の確認画面で「詳細を表示」して容量が大きいものから削除しましょう。 またGoogleストレージはアップグレードもできます。 ストレージ容量のアップグレードにかかる料金は、月額250円~です。 料金の詳細は、以下公式サイトにて確認してください。 参照: まとめ 本記事では、Googleドライブの使い方を紹介しました。 Googleドライブはアップロードしたファイルを簡単に共有・共同編集できます。 仕事のプロジェクトや、一緒に確認しながら作業したいファイルなどの共有に便利です。 ファイルの検索精度もとても高いので、さまざまなデータ管理に向いています。 対応しているファイルの種類も多く、仕事などがはかどるツールなのでぜひ使いこなしてください。 最後に記事内容のおさらいです。

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